Dokumen luput yang disimpan dalam arkib boleh dimusnahkan, yang dilakukan dalam beberapa tahap. Pertama, dokumen dipilih, komisen dibuat, tindakan dibuat dan pemusnahan langsung berlaku pada mesin pencincang.
Perlu
- - tindakan pemusnahan;
- - tindakan pemusnahan;
- - mesin pencincang (mesin pencincang kertas).
Arahan
Langkah 1
Semua dokumen arkib tertakluk kepada semakan tahunan untuk memilih pemusnahan. Ini memungkinkan untuk mengosongkan ruang tepat pada masanya untuk dokumen baru yang diterima dari perusahaan untuk penyimpanan arkib.
Langkah 2
Pilih dokumen untuk dimusnahkan. Sebilangan besar dokumen arkib disimpan selama 75 tahun. Pemilihan dokumen dilakukan oleh kakitangan arkib.
Langkah 3
Setelah anda membuat pemilihan dokumen, buatlah tindakan pemusnahan. Perbuatan adalah inventori lengkap dokumen yang akan dimusnahkan. Adalah perlu untuk menunjukkan nombor siri setiap dokumen, keterangan. Di depan setiap dokumen, nyatakan jumlah artikel atau dokumen peraturan berdasarkan penghapusan dibuat. Berpandukan senarai dokumen khas.
Langkah 4
Perlu diingat bahawa senarai tersebut mungkin tidak mengandungi nama semua dokumen yang akan dihapus, oleh itu arkib mesti secara bebas memutuskan artikel atau peruntukan standard yang dimiliki oleh dokumen tertentu.
Langkah 5
Tindakan pemusnahan mesti dibuat sesuai dengan Lampiran No. 4 "Mengenai peraturan asas operasi arkib" untuk tahun 2002. Dokumen yang lengkap mesti ditandatangani oleh semua anggota komisen yang dibuat dan wakil yang sah dari pentadbiran arkib.
Langkah 6
Lampirkan tindakan lain ke tindakan yang dilaksanakan, yang menunjukkan jumlah dokumen yang akan dimusnahkan, serta jumlah beratnya. Jangan lupa bahawa perbuatan pertama tanpa yang kedua dianggap tidak sah. Dan sekiranya pelanggaran tersebut dijumpai semasa pemeriksaan, denda pentadbiran mungkin akan dikenakan kepada wakil arkib anda yang bertanggungjawab.
Langkah 7
Anda boleh mempercayakan pemusnahan langsung kepada organisasi khusus yang menyediakan perkhidmatan besar-besaran seperti ini dan mempunyai mesin penghancur perindustrian, atau anda sendiri boleh melakukan pemusnahan tersebut sekiranya organisasi anda mempunyai mesin pencincangnya sendiri.
