Telefonogram bermaksud nama umum untuk dokumen yang dihantar secara lisan melalui telefon. Ini digunakan untuk mengirimkan informasi layanan, sebagai peraturan, dalam keadaan darurat ketika penerima perlu diberitahu tentang sesuatu dengan segera, mengirim pesan, mengirim undangan.
Perlu
alat tulis, nombor telefon penerima, jurnal surat keluar, komunikasi telefon
Arahan
Langkah 1
Sediakan teks mesej telefon. Nyatakan inti pati mesej secara ringkas, panjang teks yang disyorkan tidak lebih daripada 50 patah perkataan. Sekiranya mesej telefon mengandungi petunjuk tentang peristiwa yang akan terjadi di masa depan: perjumpaan, perjumpaan, penyusunan tindakan, dll., Maka pastikan bahawa anda menunjukkan tempat dan waktu tertentu acara tersebut.
Teks tersebut harus ditulis sedemikian rupa sehingga tidak termasuk kemungkinan penafsiran berganda.
Langkah 2
Lukiskan mesej telefon di atas kertas mengikut peraturan untuk menulis surat dari kepala. Oleh itu, dokumen dengan teks mesti diberikan syarat: nombor unik dan tarikh penyusunan. Mesej telefon ditandatangani oleh orang yang bagi pihaknya akan dihantar.
Langkah 3
Tentukan penerima mesej telefon. Sekiranya terdapat beberapa penerima, buat senarai penerima sebagai tambahan kepada teks mesej. Senarai seperti itu disusun pada lembaran yang berasingan, berisi nama-nama organisasi yang harus dikirimkan mesej telefon dan nombor telefon yang sesuai.
Langkah 4
Daftarkan mesej telefon dalam log surat menyurat yang keluar. Sekiranya mesej telefon jarang berlaku dalam aliran kerja anda, gunakan jurnal umum untuk mendaftar. Sekiranya anda kerap menggunakan kaedah memindahkan maklumat ini, mulakan jurnal yang terpisah untuk mesej telefon, jadi lebih mudah bagi anda untuk menavigasi.
Langkah 5
Hubungi penerima dan minta untuk menerima mesej telefon. Cari dan catat kedudukan, nama keluarga, nama, patronimik orang yang menerima mesej telefon.
Langkah 6
Beritahu pelanggan:
- kedudukan, nama keluarga, nama, patronimik orang yang bagi pihaknya mesej telefon dihantar;
- kedudukan, nama keluarga, nama, nombor telefon dan nombor telefon anda.
Tuliskan teks mesej telefon. Setelah menghantar teks, minta pelanggan membaca semula mesej telefon untuk memeriksa kebenaran rakamannya.
Langkah 7
Ketahui dari pelanggan nombor pendaftaran masuk dari telefon, tuliskan.
