Inventori dokumen adalah buku rujukan yang mengungkapkan komposisi dan kandungan dokumen, sistematiskan dan mempertimbangkannya dalam keseluruhan kumpulan dokumen. Penyusunan inventori adalah tahap penting dalam pemprosesan dan penyusunan dokumen, yang tujuannya bukan hanya keselamatan dokumen, tetapi juga pelaksanaannya yang jelas.
Arahan
Langkah 1
Lakukan pendaftaran senarai dokumen di kepala surat organisasi (jika ada). Ini tidak diperlukan, tetapi syarat yang dikehendaki untuk dokumen tersebut. Walau apa pun, nama organisasi mesti ditunjukkan.
Langkah 2
Tuliskan tajuk, yang harus mengandungi maklumat yang menentukan pemilikan dokumen yang termasuk dalam inventori. Contohnya, "Inventori dokumen dalam kes jenayah", "Inventori dokumen yang terdapat dalam fail pengesahan", "Inventori dokumen untuk visa ke Denmark", dll. Sekiranya organisasi menyusun inventori secara berkala, tuliskan nombor siri inventori.
Langkah 3
Buat jadual yang terdiri daripada bahagian berikut: "No. p / p", "Nama dokumen", "Jumlah helaian dalam dokumen". Sila isi semua ruangan yang disenaraikan. Tambahkan lajur carian ke jadual seperti yang diperlukan. Contohnya, Halaman _ hingga _, Nombor Halaman, Nilai, Catatan, dan sebagainya.
Langkah 4
Di bawah jadual, tuliskan berapa helaian, dokumen atau salinan yang anda sertakan dalam inventori. Tuliskan dalam angka dan perkataan: 3 (tiga), 25 (dua puluh lima).
Langkah 5
Lengkapkan penyusunan inventori dengan tandatangan ketua organisasi, satu atau lain cara yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan inventori ini (pemeriksa bahagian personel, ketua pengeluaran, dll.). Tuliskan nama penuh jawatan pengurus dan transkrip nama belakang, nama depan dan patronimiknya. Sekiranya perlu, masukkan nama penuh anda dalam dokumen. dan tandatangan orang yang menyerahkan dan menerima dokumen tersebut.
Langkah 6
Nyatakan juga tarikh dokumen. Ia boleh didapati di hujung dan di awal inventori, di sebelah kiri dan di sebelah kanan dokumen. Meterai organisasi tidak diletakkan pada inventori.
Langkah 7
Senarai dokumen disusun dalam dua salinan: satu kekal dalam organisasi, yang lain ditunjukkan di tempat permintaan.
