Meskipun semakin banyak penyebaran pengurusan dokumen elektronik, komunikasi antara perusahaan melalui e-mel, korespondensi perniagaan tidak kehilangan relevansinya. Lebih daripada 80% surat perniagaan dicetak di atas kertas dan dihantar melalui pos atau melalui ekspedisi antara jabatan. Bagaimana cara menulis surat dengan betul sehingga dapat mencapai tujuannya, dan tidak dihantar oleh penerima ke tong sampah?
Arahan
Langkah 1
Apabila anda mula menulis surat perniagaan, ambil kop surat perniagaan. Sebagai peraturan, formatnya ditentukan dalam arahan untuk kerja pejabat, dicetak pada kertas A4. Sekiranya pencetakan akan dilakukan di atas kop surat siap pakai, berhati-hati dengan lekukan yang cukup di atas (untuk menampung perincian syarikat). Tinggalkan margin di sebelah kiri - 30mm, di sebelah kanan dan bawah - 20mm (lebih kecil, tetapi tidak kurang dari 15mm).
Langkah 2
Semasa memilih borang, tentukan lokasi butiran (sudut atau membujur). Sekiranya surat anda berkaitan dengan aktiviti pengeluaran dan kewangan, terdapat maklumat, tawaran untuk kerjasama, ditujukan kepada orang persendirian - lebih baik menggunakan susunan sudut maklumat (di sudut kiri atas helaian).
Butir-butir penerima dicetak di bahagian kiri atas surat. Bagi entiti undang-undang, ini adalah nama organisasi (dalam kes nominatif), kedudukan orang yang dituju surat itu (dalam kes natif). Contohnya, JSC "PavlovskGranit", ketua jabatan penjualan Ivanov I. I.
Sekiranya surat itu dikirim ke kepala, nama perusahaan dapat dihilangkan, kerana ia termasuk dalam tajuk jawatan (contohnya, "Pengarah JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Langkah 3
Surat tahniah, surat jemputan akan kelihatan lebih baik di kepala surat dengan susunan butiran yang membujur. Dalam tajuk surat seperti itu, jumlah perincian minimum adalah lambang atau lambang, nama perusahaan, nama yang disingkat (hanya jika termaktub dalam piagam atau dokumen peraturan lain), tarikh dan nombor. Alamat, nombor telefon, alamat e-mel organisasi terdapat di bahagian bawah. Sebaiknya letakkan isi surat seperti itu pada satu lembar.
Langkah 4
Sekarang mulailah menulis surat itu sendiri. Nama dokumen (Surat) tidak perlu dicetak. Pilih fon pilihan anda, jika tidak dinyatakan dalam arahan untuk kerja pejabat. Fon yang paling biasa digunakan ialah Times New Roman, berukuran 12-14.
Langkah 5
Sekiranya ditujukan untuk orang tertentu, hubungi dia secara langsung ("Dear Nikolai Ivanovich!") Dan hanya untuk "anda". Sekiranya tidak, teruskan ke teks. Sekiranya hurufnya pendek, ubah jarak garis menjadi 1, 5.
Kandungannya harus jelas, dengan jelas menyatakan apa yang anda mahukan dari penerima.
Langkah 6
Pada akhir, nyatakan kedudukan kepala yang menandatangani surat itu, nama penuh (letakkan inisial di depan nama keluarga, misalnya, V. I. Petrov). Berikut adalah koordinat anda sebagai pelaku - nama belakang, nama depan, patronimik, nombor telefon.
