Mesyuarat perniagaan tidak selalu dianggap wajib oleh rakan niaga, kerana terdapat banyak perkara yang harus dilakukan. Untuk memastikan bahawa semua orang yang tepat hadir, surat perjumpaan mesti disusun secara meyakinkan. Dengan cara ini anda dapat mempengaruhi tingkah laku dan rancangan orang lain.
Arahan
Langkah 1
Beritahu penerima surat bahawa anda telah membaca permintaannya. Teknik ini sesuai digunakan jika penerima menunggu reaksi, dan lebih mudah untuk menyelesaikan pertanyaannya pada pertemuan peribadi. Ambil peluang ini, hubungi orang tersebut dan beritahu mereka bahawa mereka telah menghantar surat dengan penjelasan. Dalam kes ini, anda boleh yakin bahawa mesej akan dibaca dengan teliti.
Langkah 2
Menyatakan pemahaman mengenai masalah yang harus diselesaikan. Huraikan dalam beberapa ayat bahawa anda berkongsi pendapat anda mengenai kesesuaian dan ketepatan masa soalan yang diajukan.
Langkah 3
Senaraikan faedah hadir pada mesyuarat yang akan datang. Cari sekurang-kurangnya lima sebab mengapa orang itu ingin meluangkan masa untuk acara tersebut. Sebab-sebab ini harus dirumuskan dari sudut pandangan yang lain. Sebagai contoh, seorang pakar akan datang yang secara khusus akan memberi nasihat mengenai semua masalah, tetapi tidak akan ada peluang lain untuk bertemu dengannya dalam masa terdekat. Susun alasannya mengikut urutan kepentingan.
Langkah 4
Beritahu kami mengenai hujah tambahan yang menyokong cadangan tersebut. Sekarang anda boleh menunjukkan alasan yang tidak begitu penting bagi penerima, tetapi akan mempengaruhi kelakuannya. Sebagai contoh, pengarah jabatan dijemput ke mesyuarat, yang pasti akan memberi perhatian sekiranya seseorang tidak hadir. Agar tidak merosakkan reputasi anda, lebih baik jangan ketinggalan acara tersebut.
Langkah 5
Nyatakan kaedah maklum balas yang mudah dan mudah diakses. Penerima mungkin mempunyai pertanyaan, cadangan atau penjelasan. Beri dia peluang untuk berhubung secara langsung dengan orang yang bertanggungjawab, dan tidak mencari maklumat hubungan.
