Pelbagai folder dan pengkelasan telah lama menjadi bahagian bukan sahaja pejabat tetapi juga persekitaran rumah. Sesungguhnya, ini adalah cara menyimpan dan pengedaran dokumen secara bertema. Tetapi apabila terdapat terlalu banyak folder, terdapat masalah pengedarannya di ruang kerja.
Perlu
- - folder;
- - dulang kertas;
- - pelekat;
- - kotak;
- - pen.
Arahan
Langkah 1
Fahami isi folder. Ia harus disusun mengikut beberapa prinsip umum agar lebih mudah mencari dokumen tertentu. Sebagai contoh, pelajar harus menetapkan folder untuk setiap subjek. Orang yang bekerja boleh melakukan pembahagian mengikut bidang aktiviti, serta memperuntukkan dua atau tiga folder untuk kertas penting atau mendesak. Setelah memilih sistem klasifikasi, susun semua kertas mengikut sistem dan tempelkan pelekat pada folder dengan catatan apa yang tersimpan di dalamnya.
Langkah 2
Ketahui cara terbaik untuk mengatur folder yang dihasilkan. Sekiranya besar dan stabil, anda boleh menyusunnya di rak mengikut tema. Folder nipis dan fleksibel disimpan dengan mendatar. Walau bagaimanapun, timbunan besar tidak selesa untuk digunakan, jadi tumpukan ke dalam baki kertas pada satu masa. Semasa melakukan ini, perhatikan juga klasifikasi tematik untuk memudahkan pencarian maklumat.
Langkah 3
Sekiranya anda memerlukan folder nipis untuk duduk di rak, gunakan pembahagi. Ia boleh berupa partisi yang memisahkan satu bahagian rak dari yang lain, atau dalam bentuk dulang terbuka menegak untuk kertas. Oleh itu, apabila anda mengeluarkan satu folder dari rak, selebihnya tidak akan jatuh dan tidak akan berlaku kekacauan.
Langkah 4
Untuk sebilangan besar folder, seperti mengatur penyimpanan di arkib syarikat, gunakan sistem penyimpanan di rak. Oleh itu, kertas disimpan di simpanan negara. Pada masa yang sama, folder disimpan dalam kotak khas yang dipasang di rak. Keanehan kotak ini adalah bahawa kotak tersebut tidak terbuka dari atas, tetapi dari sisi, yang membolehkan anda mendapatkan folder yang anda perlukan. Tanpa mengeluarkan keseluruhan bekas berat dari rak. Pada penutup sisi yang sama, masuk akal untuk melekat pelekat dengan maklumat mengenai dokumen apa yang ada di bahagian penyimpanan.
