Apabila organisasi mengumpulkan dokumentasi yang memerlukan penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang, adalah perlu untuk mengaturnya dan memasukkan folder dengan penutup lembut atau keras. Setiap kes tertentu mungkin mempunyai keperluan tersendiri untuk reka bentuk arkib dan urutan kerja, kerana tidak ada standard perundangan yang ketat di daerah ini. Walau bagaimanapun, ia menentukan prinsip asas yang biasanya dipatuhi oleh pegawai yang berpengalaman.
Perlu
- - pensel plumbum hitam;
- - perkeranian awl (atau peranti UPD);
- - pengapit;
- - jarum jahitan;
- - tali pusat atau tali nilon;
- - gunting;
- - sehelai kertas putih;
- - gam alat tulis;
- - penutup.
Arahan
Langkah 1
Setelah memeriksa nilai dokumentasi, tandakan dengan meletakkan nombor siri (mengikut urutan kronologi) di sudut kanan atas setiap helaian dengan pensil plumbum hitam. Mulakan dengan pembalikan pertama; senarai tajuk dokumen yang terdapat dan halaman terakhir tidak perlu diberi nombor. Pastikan bahawa nombor tidak masuk ke dalam teks.
Langkah 2
Buat dua pasang lubang dengan awalan ulama khas di tengah-tengah margin kiri setiap dokumen. Untuk mengelakkan timbunan kertas runtuh, selamatkannya dalam pengapit. Sebagai peraturan, pegawai meletakkan lubang pada garis menegak, meninggalkan sekurang-kurangnya 3 cm di antara setiap lubang. Sekiranya lembaran mempunyai margin yang sempit, anda boleh merekatkan jalur putih ke tepi.
Langkah 3
Gunakan mesin khas untuk flashing dokumentasi (UPD). Ini akan mengurangkan kerja anda dengan ketara, kerana dengan peranti ini, anda dapat menumpuk setumpuk dokumen setebal 10 cm pada satu masa. Baca dengan teliti arahan dan lakukan kerja dengan teliti - gerudi menjadi sangat panas.
Langkah 4
Mulailah menjahit folder menggunakan benang bank khas atau benang nilon yang kuat dan jarum jahit. Flash arkib dua kali untuk komit yang selamat. Tarik tali "ekor" yang longgar (kira-kira 5-6 cm) melalui lubang tengah di sisi "buku" yang jahitan dan buat simpul yang kuat.
Langkah 5
Potong bulatan (diameter sekitar 4 cm) dari kertas putih tebal dan tempelkan simpul dengannya. Gunakan gam alat tulis biasa. Ambil pelekat itu dengan meterai, letakkan tandatangan sijil dan tarikh di bawahnya. Sekiranya folder telah dililit tanpa halaman pengesahan, maka dibenarkan untuk menampalnya di bahagian dalam penutup.
Langkah 6
Masukkan folder berikat ke penutup khas atau ikat dokumen dengan mesin. Untuk arkib jangka panjang, disarankan untuk memilih penutup keras, dalam kes lain "pakaian" kadbod atau dari kertas bersalut tebal juga sesuai. Bagaimanapun, ia mestilah produk percetakan perniagaan, yang dirancang sesuai dengan gaya korporat.
