Faks ditandakan segera - berikan kepada bos dengan lebih cepat, e-mel yang mengisi kotak akan dibongkar, timbunan surat dan beberapa bungkusan yang dibawa oleh tukang pos mesti segera "tersebar" di seluruh jabatan, dan pekerja menulis permohonan percutian. Di sini anda mempunyai kedua-dua iklan dan dokumen perakaunan penting. Kerja seorang setiausaha sukar! Perlu kehilangan satu "sehelai kertas", kerana nasib organisasi dan kerjaya anda bergantung padanya. Untuk selalu dapat menemui dokumen ini atau dokumen itu, anda mesti dapat mendaftarkan surat-menyurat dengan betul.
Perlu
- Daftar surat-menyurat masuk,
- log mel keluar,
- buku nota dengan jumlah 96 helai,
- bentuk organisasi,
- folder.
Arahan
Langkah 1
Anda juga perlu mendaftarkan semua surat-menyurat masuk dan keluar, pada hari penerimaan atau penghantaran. Surat menyurat semua jenis tertakluk pada pendaftaran: barang pos, e-mel, faks, dihantar secara peribadi ke tangan mesej. E-mel penting (masuk dan keluar) harus dicetak dan dicatat dengan cara yang sama seperti jenis surat-menyurat lain. Di samping itu, perlu mendaftarkan surat-menyurat dalaman: memo, memo perkhidmatan, nota penjelasan, pernyataan, aduan.
Langkah 2
Untuk mendaftarkan surat-menyurat, simpan log pendaftaran khas. Bergantung pada jumlah surat-menyurat jenis tertentu, anda boleh membuat jurnal umum surat-menyurat masuk dan keluar, atau juga menguraikannya mengikut jenis. Contohnya, buat jurnal untuk merakam e-mel masuk dan keluar. Terlepas dari jumlah surat-menyurat, lebih mudah untuk membuat jurnal yang terpisah untuk mendaftarkan faks masuk dan keluar.
Langkah 3
Sekiranya anda tidak mempunyai jurnal khas pendaftaran surat-menyurat, dicetak di rumah percetakan, ambil buku nota biasa dan menyebarkannya. Dalam log surat masuk, nyatakan jumlah pesan, tarikh penerimaan, dan juga jenis surat-menyurat, jika anda mempunyai log umum untuk semua jenis mesej, dari elektronik hingga faksimili. Dalam lajur yang berasingan, terangkan isi surat secara ringkas. Pada lajur seterusnya, tulis ketetapan kepala dan nama orang yang diserahkan surat itu untuk dilaksanakan. Dalam praktiknya, jika masalahnya dikendalikan oleh orang tertentu, banyak surat tidak sampai kepada pengurus, tetapi segera dikirimkan ke pelaku, jadi Anda tidak boleh menjadikan ruangan ini besar. Dianjurkan untuk meninggalkan tempat untuk tandatangan di bawah nama keluarga pelakon atau di sebelahnya, yang menunjukkan bahawa dia telah menerima dokumen tersebut. Sekiranya ketua telah mengarahkan setiausaha untuk mengawal "pelaksanaan" dokumen tersebut, maka di ruangan yang terpisah, nota mengenai kawalan dimasukkan ke dalam tinta merah (huruf "K" atau kata "kontrol"). Setelah menyelesaikan pelaksanaan perintah yang berkaitan dengan dokumen ini, letakkan tanda pada pelaksanaannya, serta pemindahan surat "ke kasus" (nyatakan nomor kasus dan tanggal terbentuknya).
Langkah 4
Daftar surat-menyurat juga diperlukan untuk semua mesej keluar. Dalam log surat keluar, terdapat lajur yang lebih sedikit daripada pada log surat menyurat yang masuk. Seperti juga dalam daftar surat masuk, buatlah daftar surat keluar sebuah kolom dengan nomor seri surat, satu kolom dengan tanggal, hanya pengiriman, dengan jenis surat-menyurat yang dikirimkan (jika perlu), dengan ringkasan pesan, nama keluarga pencipta dokumen (surat), dan juga kolum dengan nombor kes, di mana salinan pesan diajukan.
Langkah 5
Dengan cara khas, anda harus mendaftarkan surat-menyurat yang anda hantar melalui pos. Pendaftaran surat yang dihantar melalui pos dilakukan di kepala surat organisasi. Lebih baik mengirim tidak lebih dari 7-10 surat sekaligus. Dengan tangan atau komputer, pada borang, tulis tarikh penghantaran, di bawah, untuk setiap surat yang dihantar melalui pos, nyatakan nombor siri rekod, nama organisasi, lokasinya (anda boleh menentukan hanya bandar atau wilayah). Tinggalkan sedikit ruang di sebelah kanan. Di sini, setelah menerima cek melalui surat, anda perlu memasukkan nombor surat daripadanya (biasanya 6-8 digit). Di bawah nama organisasi untuk setiap penghantaran, tulis nombor dan tarikh dokumen yang akan dihantar, atau butiran lain yang membolehkannya dikenal pasti. Di pejabat pos, senarai ini disahkan oleh cop pos. Anda boleh memfailkannya di folder berasingan atau di folder di mana mesej keluar disimpan.
Langkah 6
Jurnal berasingan diperlukan untuk mencatat setiap jenis surat-menyurat dalaman. Di setiap jurnal, nyatakan bilangan dokumen, tarikhnya, nama keluarga pencetus, ringkasan, ketetapan kepala, nama keluarga pelaksana, tanda kawalan, dan juga jumlah kes.
