Beberapa bidang aktiviti memerlukan sistematisasi barang, produk dan dokumen. Fail kad boleh digunakan bukan hanya dalam pengeluaran. Sebagai contoh, ia akan berguna bagi seseorang yang mengumpulkan setem atau duit syiling, atau kedai bunga. Secara umum, di mana sahaja anda perlu dengan cepat mencari yang tepat di antara sebilangan besar objek.
Arahan
Langkah 1
Maklumat yang terdapat dalam fail mesti mudah diakses, tanpa mengira ukuran penyimpanan data. Oleh itu, pecahkan keseluruhan kelantangan menjadi blok, misalnya, mengikut abjad atau tarikh. Ini akan membantu anda mencari maklumat yang anda perlukan (kad) dalam masa yang singkat.
Langkah 2
Semua entri dalam fail mestilah kemas. Sebagai contoh, jika nama ditulis dengan tangan, mereka harus difahami, tanpa bintik-bintik, kerana ini akan menyukarkan mencari maklumat yang anda perlukan.
Langkah 3
Fail mesti disimpan di tempat yang ditentukan, misalnya, di rak. Kotak mesti sepadan dengan saiz kad. Pastikan anda membuat inventori kandungan, jadi anda tidak perlu terus menerus membalikkan data yang tidak diperlukan. Semasa data diisi semula, masukkan maklumat ke dalam inventori.
Langkah 4
Tanda carian yang terkandung dalam unsur-unsur indeks kad (kad, fail, dll.) Mesti disusun secara ketat. Sebagai contoh, jika ini adalah indeks kad untuk bunga, tanda carian ("kunci") di semua elemen mesti dipaparkan dengan cara yang sama. Untuk melakukan ini, buat "kerangka" elemen carian.
Langkah 5
Katakan anda ingin membuat indeks kad bunga anda. Semuanya mempunyai ciri-ciri yang berbeza, tetapi terdiri dari sejumlah elemen yang sama: perbungaan, batang, daun, akar, dll. Oleh itu, semua elemen ini mesti terkandung dalam "kerangka". Contohnya, namanya "Bunga Matahari", bentuk perbungaan adalah "Bulat", warnanya "Kuning", dll.
Langkah 6
Sebarang pengumpulan data harus disertakan dengan "Daftar Kriteria Pencarian". Dalam arkib yang terdiri daripada kad biasa, ia boleh menjadi dokumen teks; untuk borang arkib maya - senarai drop-down dari mana pengguna akan memilih tanda yang dia perlukan. Sekiranya anda menyimpan kabinet pemfailan elektronik, pastikan untuk membuat cakera yang boleh ditanggalkan, kerana cakera keras boleh habis pada bila-bila masa.
