Salah satu bentuk menyatakan ketidakpuasan seseorang terhadap barang yang dihantar atau dihasilkan, perkhidmatan yang diberikan adalah tuntutan bertulis dari pembeli. Dia boleh menghantarnya terus ke syarikat melalui e-mel, meninggalkannya dalam "Buku Aduan" atau menulis aduan di laman web khas, di mana mana-mana pembeli boleh bercakap mengenai kualiti produk atau perkhidmatan. Anda juga mesti memberi jawapan bertulis terhadap tuntutan tersebut.
Arahan
Langkah 1
Perkhidmatan pelanggan berkualiti tinggi melibatkan pemantauan berterusan terhadap maklum balas dan pengambilan tindakan dan tindakan khusus untuk menghilangkan kekurangan yang menjadi perhatian anda dalam tuntutan tersebut. Menjawabnya, anda harus memahami bahawa pelanggan itu kesal dan tidak senang, jadi anda harus memilih frasa dengan berhati-hati dan berhati-hati untuk melancarkan kesan tidak menyenangkan yang diterima olehnya. Tindak balas yang dipikirkan dengan teliti dan disiapkan dengan baik akan membantu anda memenangi kembali kasih sayang pelanggan dan, mungkin, menjadikan mereka tetap berada di barisan pelanggan anda.
Langkah 2
Nada huruf harus betul dan sopan. Sudah tentu, jika anda mengetahui nama penuh dan patronimik pembeli, maka gunakanlah dalam edaran. Sentiasa tulis alamat "anda", "anda", "anda" dengan huruf besar.
Langkah 3
Sekiranya tuntutan itu benar, maka pada perenggan pertama, minta maaf dan, jika boleh, cuba jelaskan mengapa kejadian itu berlaku. Minta maaf kepada klien pada kalimat pertama, tetapi jika anda tidak sepenuhnya yakin bahawa dalam hal ini benar-benar kesalahan syarikat atau kakitangannya, maka anda dapat memulai teks tanggapan seperti berikut: “Terima kasih atas maklumatnya yang anda kirimkan kepada kami … "Atau" Terima kasih kerana telah memberitahu kami tepat waktu tentang … ".
Langkah 4
Dalam jawapan anda, anda hanya perlu membincangkan kes tertentu yang menjadi alasan untuk menulis tuntutan. Jangan merujuk ulasan syarikat yang baik dari pelanggan lain; ini hanya akan menjengkelkan. Jangan gunakan penentangan dalam teks: "a", "tetapi", "pada masa yang sama", sebagai langkah terakhir, jika perlu, tulis "bagaimanapun …".
Langkah 5
Jangan cuba membenarkan diri anda dengan merujuk kepada beberapa kualiti klien itu sendiri - ketidaksediaan, kealpaan, kekurangan kecerdasan. Jangan lupa bahawa ini adalah orang yang membayar wang anda kepada anda dan satu tinjauan negatif dapat menghilangkan sekurang-kurangnya sepuluh bakal pelanggan anda.
Langkah 6
Tulis mengenai langkah-langkah apa yang akan anda ambil untuk menghilangkan keadaan dan mencegahnya berulang. Sekiranya terdapat pelakunya, senaraikan dan terangkan tindakan tatatertib yang telah diambil.
