Surat penolakan adalah bahagian yang sangat spesifik dari korespondensi perniagaan. Ini harus mengandungi tanggapan negatif terhadap permintaan klien atau cadangan pasangan. Pada masa yang sama, penting untuk menjaga hubungan baik dengan penerima surat tersebut. Untuk secara jelas menyatakan kedudukan anda, tetapi tidak menyinggung perasaan penerima dan meninggalkan kesan yang baik terhadap diri sendiri, ikuti peraturan asas untuk menulis penolakan.
Perlu
- - kepala surat rasmi organisasi;
- - komputer;
- - Mesin pencetak.
Arahan
Langkah 1
Rangka surat anda. Jangan mengabaikan tahap penyediaan dokumen ini. Ini akan membolehkan anda mengatur pemikiran dan memilih frasa yang paling tepat.
Langkah 2
Mulakan teks dengan alamat tradisional kepada penerima: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Tuan Ivanov yang terhormat!" Jangan gunakan perkataan lain, kerana penolakan bertulis itu rasmi.
Langkah 3
Di sudut kiri atas, nyatakan penerima surat: nama syarikat, kedudukan, nama keluarga, inisial pekerja atau nama keluarga dan inisial orang persendirian. Maklumat mengenai syarikat anda akan ditunjukkan di kepala surat rasmi di sudut kanan atas.
Langkah 4
Tulis bahagian utama dokumen. Pertama, ulangi permintaan atau cadangan yang telah diterima. Sudah tentu, anda tidak perlu menulis semula teks dokumen masuk sepenuhnya. Cukup untuk meringkaskan intinya dalam beberapa kata, menggunakan pidato giliran perniagaan tradisional: "Sesuai dengan permintaan anda untuk salinan pesanan …" atau "Sebagai tindak balas atas permintaan anda untuk memperpanjang jangka waktu pinjaman konsesi, kami memaklumkan … ".
Langkah 5
Seterusnya, senaraikan sebab penolakan tersebut. Penjelasan untuk jawapan negatif mestilah pendek, logik, tegas pada hakikatnya, tetapi tidak keras. Jangan memutarbelitkan keadaan, jangan mengemukakan fakta dan hujah yang tidak ada. Sekiranya boleh, sandarkan kata-kata anda dengan merujuk kepada undang-undang dan peraturan. Tetapi jangan melampau. Membebani surat itu dengan penjelasan yang panjang lebar dan permintaan maaf, anda berisiko untuk membuat kemarahan kepada penerima.
Langkah 6
Mulakan bahagian akhir surat dengan kata-kata standard yang membolehkan anda tetap bersikap sopan, tetapi bersikeras dalam keputusan anda: "Mengingat fakta di atas, sayangnya, kami harus menolak untuk bekerjasama dengan syarikat anda" atau "Kami menyesal memberitahu anda bahawa mustahil untuk memperluas tahap kredit lebih jauh. "…
Langkah 7
Cuba mengurangkan penolakan. Untuk tujuan ini, maklumkan kepada penerima mengenai pilihan lain untuk bekerjasama, mengenai perkhidmatan baru syarikat anda yang dapat dia gunakan dengan syarat pilihan, tentang kemungkinan mempertimbangkan kembali permintaannya setelah waktu tertentu, dll. Semua maklumat mestilah betul dan terkini.
Langkah 8
Baca semula draf surat. Betulkan kesilapan, buat penambahan dan pembetulan yang diperlukan. Cetak penolakan tersebut di kepala surat rasmi organisasi, tandatangan dengan pengurus dan hantarkan kepada penerima.
