Kegiatan mana-mana organisasi melibatkan kerja dengan dokumen. Sebilangan daripada mereka kehilangan kaitannya dari masa ke masa dan tidak digunakan dalam pekerjaan. Untuk menyingkirkan kertas yang tidak diperlukan, ia biasanya musnah. Pemusnahan dokumen mesti dilakukan dengan ketat sesuai dengan peraturan yang ditetapkan dalam pekerjaan pejabat.
Perlu
- - tindakan pemusnahan;
- - kaedah teknikal untuk pemusnahan dokumen.
Arahan
Langkah 1
Lihat prosedur memusnahkan dokumen. Ini berlaku untuk kedua-dua dokumen kertas dan yang dibuat dalam bentuk elektronik. Biasanya, dokumen yang telah kehilangan nilai praktikalnya dan mempunyai tempoh penyimpanan yang telah habis akan musnah. Ini terutama berlaku untuk dokumen personel dan perakaunan.
Langkah 2
Lakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen. Hasilnya semestinya tindakan terhadap peruntukan dan persiapan untuk pemusnahan kertas yang tidak lagi menjadi simpanan. Tempoh penyimpanan untuk dokumen ditentukan oleh tatanama semasa fail organisasi anda. Dalam beberapa kes, syarat-syarat ditentukan mengikut undang-undang persekutuan, keputusan pemerintah, senarai dokumen atau jabatan standard.
Langkah 3
Rangka tindakan untuk memusnahkan dokumen, meletakkan nama unit struktur di hadapan setiap kumpulan tajuk. Masukkan kes serupa ke dalam akta di bawah satu tajuk umum, menunjukkan jumlah kes. Perbuatan itu mesti ditandatangani oleh pekerja organisasi yang mengambil bahagian dalam pemeriksaan nilai dokumen. Selepas itu, akta tersebut disetujui oleh ketua.
Langkah 4
Pilih kes untuk pemusnahan menggunakan paparan halaman. Ini akan membolehkan anda tidak terlepas dokumen yang diperlukan yang masuk ke dalam fail secara tidak sengaja. Sekiranya ada bahan yang berada di lokasi penyimpanan untuk waktu yang lama, bahan tersebut dapat digulir secara selektif untuk menentukan kesesuaian dokumen.
Langkah 5
Pilih kaedah pemusnahan dokumen yang termasuk dalam akta tersebut. Mereka boleh dibakar atau digunakan untuk tujuan ini mesin pencincang kertas. Kadang kala bahan yang akan dimusnahkan dipindahkan untuk dibuang ke perusahaan khusus, menyusun prosedur dengan sijil penerimaan dan invois yang sesuai. Kaedah terakhir paling sering digunakan apabila jumlah dokumentasi adalah penting. Untuk memastikan kerahsiaan, pemindahan kes dan pemusnahannya biasanya dilakukan di bawah pengawasan seorang pekerja organisasi.
