Setiausaha yang berpengalaman mengetahui bahawa korespondensi perniagaan terdiri daripada dua pertiga pertanyaan dan tindak balas kepada mereka. Tujuan utama soalan bertulis adalah untuk mendapatkan maklumat daripada penerima. Pengarang surat itu mengharapkan untuk menerima jawaban sepenuhnya, yang akan diberikan kepadanya dalam jangka waktu yang ditentukan oleh undang-undang atau ditunjukkan dalam permintaan. Tidak ada peraturan yang ketat untuk memproses soalan bertulis. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa syarat umum untuk korespondensi perniagaan yang harus dipatuhi ketika menyiapkannya.
Perlu
- - Borang syarikat;
- - Kertas A4;
- - pen;
- - komputer;
- - Mesin pencetak.
Arahan
Langkah 1
Cetak surat pertanyaan di kepala surat organisasi jika anda mengajukan permohonan atas nama pasukan dan untuk alasan rasmi kepada organisasi lain atau individu. Warganegara yang menghantar permintaan ke institusi mana pun mesti menulisnya dengan betul atau mencetaknya di helaian A4.
Langkah 2
Nyatakan di sudut kanan atas surat maklumat mengenai penerima: nama penuh kedudukannya, nama keluarga dan inisial, alamat pos organisasi (jika perlu). Maklumat mengenai syarikat pengirim ada di sebelah kiri borang. Dalam baris khas, pegawai mesti meletakkan nombor dan tarikh dokumen keluar. Sekiranya anda memohon atas nama anda sendiri, senaraikan data anda sendiri di bawah: nama belakang, nama depan, patronimik (tanpa singkatan), alamat rumah, nombor telefon kenalan. Contohnya: "Kepada Pengarah LLC" Pagi Pagi "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, yang berada di alamat: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
Langkah 3
Tulis tajuk untuk e-mel anda. Ini harus secara ringkas mencerminkan inti pati rayuan bertulis, misalnya: "Mengenai ukuran biji daisy minimum dan harga borong untuknya." Pada kepala surat, letakkan alat peraga ini di sebelah kiri. Semasa berbicara atas nama individu, anda hanya dapat menunjukkan format surat dengan mengetik di tengah baris frasa "surat pertanyaan", "permintaan tertulis" atau "surat permintaan".
Langkah 4
Pergi ke penyataan permintaan itu sendiri. Ini akan menjadi badan utama surat anda. Dalam 1-2 ayat pertama, terangkan sebab dan tujuan anda ingin menerima maklumat ini atau itu. Contohnya: “Pada bulan Mei, anggota perkongsian kebun“Sedih”merancang untuk melakukan pembelian biji daisy secara besar-besaran. Setelah memeriksa brosur iklan syarikat anda, kami memutuskan untuk menggunakan perkhidmatan yang ditawarkan. Sehubungan itu, sila hantarkan maklumat berikut ke alamat di bawah."
Langkah 5
Rumuskan setiap soalan. Cubalah untuk menjadi tepat dan ringkas. Jangan membuat ayat terlalu panjang, termasuk 2-3 soalan pada satu masa. Pastikan anda meletakkan tanda tanya di akhir - ini akan menyerlahkan topik utama secara visual. Sekiranya terdapat beberapa soalan, isi dengan senarai bernombor. Contohnya: “1. Berapakah ukuran minimum biji benih? 2. Berapakah bungkus dan runcit 1 beg biji? 3. Berapa lama masa yang diperlukan untuk batch yang dibeli dihantar? Dokumen apa yang harus diserahkan untuk membuat perjanjian pembekalan antara syarikat anda dan perkongsian berkebun?"
Langkah 6
Tamatkan surat dengan ucapan terima kasih. Anda juga dapat dengan bijak menunjukkan jangka waktu yang diinginkan untuk menerima respons, misalnya: “Terima kasih sebelumnya atas tanggapan anda. Kami berharap dapat menerima senarai harga dalam masa seminggu. Pada baris terakhir, tanda (bagi pihak organisasi, ketua ditandatangani) dan tarikhnya.
